Last Update : 2017/04/28  0159667

学術事業運営指針

学術事業運営指針(試案)

第1章

  • 学術事業
    学術事業の活動は、微量元素研究の発展や若手研究者・学生の育成を主眼に、学会の発展はもとより各専門領域の更なる進展と活性を期すことにあり、研究者の自由な参加を基盤とした学術大会(年会)、シンポジウム、ワークショップ、研究会等の学術集会を中核に、特定課題を持った委員会、調査研究などを含むものとする。
  • 学術事業の届け出
    日本微量元素学会の名義を使い、学会が主催する以下の学術事業は「事業計画書」、「事業報告書」等の届け出を必要とする。
    • 学術集会
      学会が主催する学術大会(年会)、シンポジウム、ワークショップ、研究会等の学術集会で、学会からの補助金交付や会員からの参加費等の徴収など会計処理を必要とするもの。
    • 特定課題を持った委員会、調査研究
      学会が主催する特定課題を持った委員会、調査研究で、学会からの補助金交付など会計処理を必要とするもの。
  • 補助金交付
    学術事業の趣旨を支援するために、予算の範囲内において補助金を交付するものとし、その交付に関しては、次章に定める「学術事業補助金交付要綱」による。

第2章 学術事業補助金交付要綱

  • 趣 旨
    日本微量元素学会は、微量元素研究の発展や若手研究者・学生の育成を主眼に、学会の発展はもとより各専門領域の更なる進展と活性を図るため、研究者の自由な参加を基盤とした学術大会(年会)、シンポジウム、ワークショップ、研究会等の学術集会や特定課題を持った委員会、調査研究などに対し予算の範囲内において補助金を交付するものとし、その交付に関しては、この要綱の定めるところによる。
  • 補助額
    補助事業予算の範囲内で補助する。
  • 交付申請
    補助金の交付を受けようとする者は、事業計画書(様式4)[DOC]を理事長に提出する。
  • 補助の審査基準
    • 補助の対象となる事業の目的が適切であって、かつその実施が確実であること。
    • 補助金の使途が適正であること。
  • 補助の決定
    理事長は、IIIによる交付の申請を受けたときは、IVの審査基準に適合するか否かを審査し、適当と認めるものについては、当該年度の事業計画に基づき補助を決定する。補助を決定したときは、申請者に対し、速やかに交付決定通知書(様式6)[DOC]を交付するものとする。
  • 請求の手続
    補助の決定を受けた者は、補助金交付決定通知書を受領した日から起算して30日以内に補助金振込先届(様式7)[DOC]を事務局に提出するものとする。
  • 実績報告
    補助の決定を受けた者は、補助対象事業が完了した後60日以内に事業報告書(様式5)[DOC]を理事長に提出するものとする。
  • 補助決定の取消及び補助金の返還
    理事長は、補助の決定を受けた者が正当な理由がなく次の各号の一に該当するときは、補助の決定を取り消すことがある。この場合において、すでに交付した補助金があるときは、期日を指定して返還を請求するものとする。
    • 補助事業を実施せず、又は実施する意思が認められないとき。
    • 補助事業を中止し、完了する見込みがないとき。
    • VIIに規定する報告がなされないとき。
    • 補助金を補助目的以外に使用したとき。

附 則

  • この要綱は、平成16年度分の補助金から適用する。

第3章 学術集会

  • 会長、実行委員長、世話人
    学術集会の会長、実行委員長、世話人は、所掌する学術集会の運営に関して、審議、立案し、建議を行う。また、会長、実行委員長は、それぞれの学術集会の円滑な運営をはかるため、別に実行委員を委嘱し、実行委員会を組織する。
  • 運営一般
    • 実行委員会の設置
      会長、実行委員長は実行委員会を組織し、その学術集会の円滑なる運営につとめる。
    • 事業計画書の提出
      実行委員会は、学術集会の運営にあたり、所定の事業計画書(様式4)[DOC]を作成し、理事長に提出する。
    • 事業報告書の提出
      実行委員会は、学術集会終了後、所定の事業報告書(様式5)[DOC]以下関係書類をとりまとめ、速やかに(少なくとも2ケ月以内に)理事長に提出する。
      • 提出書類
        • 事業報告書(様式5)
        • 収支決算書(事業報告書<様式5>内に記載)
        • 会長、実行委員長のコメント(800 字程度)
        • 補助金に対する会計証票書類
    • 会計処理
      学術集会の運営に関する会計処理については、次章に定める「学術集会会計処理」による。
    • 広報
      • 機関誌ならびに関連学会誌への公告
        機関誌ならびに関連学会誌を通じて関係者に広く周知する。
        (1)機関誌BRTEへの会合予告の掲載
        • 発行日:4月1日(1号)、6月15日(2号)、10月1日(3号)、12月31日(4号)発行
        • 原稿締切日:掲載月(号)の2ヶ月前(原稿:メール添付で送付)
      • ホームページの開設
        学術集会・実行委員会は専用のホームページを開設し、日本微量元素学会ならびに関連学会のホームページ「学術集会」覧にリンクして適宜最新の情報を関係者に提供する。
        (1)日本微量元素学会のホームページへのリンク
        • 学術集会専用のホームページアドレスを事務局に連絡する。
        • (1)日本微量元素学会ホームページ掲載箇所は、次のとおり。
          • 学術大会
          • 関連学会HPとのリンク
        • (2)関連学会のホームページへのリンク
    • 講演要旨集
      • 発行
        予約参加者等関係者へ事前配布を原則とし、会期の1ケ月前を目処に発行する。
      • 配布
        • (1)予約登録者(会員、非会員)
        • (2)学会事務局本部(学会保存用)100部(学会負担)
        • (3)寄贈用  100部(学会負担)
          次の機関等に可能な限り寄贈配布する。
          • (1)関連学会(理事長・会頭、事務局)
          • (2)報道機関(送付状添付)
          • (3)政府機関等(国立国会図書館、(独)科学技術振興機構など)
          • (4)全国関連大学図書館(送付状添付)
          • (5)その他学術集会が配布を必要と認める機関等(学術集会負担)
      • 著作権
        講演要旨集掲載原稿については、如何なる形態にも係わらず著作権が日本微量元素学会に帰属するものである旨、執筆要領等で周知する。
    • 業務委託
      学術集会・実行委員会は、次の業務に関して、専門業者に委託することができる。
      • 講演要旨集等各種印刷
      • 参加登録関係事務
      • 宿泊・旅行
      • 会場の設営・運営
      • 広告
    • 実行委員会付アルバイト
      実行委員会は、学術集会の運営に関して実務を担当する実行委員会付アルバイトを採用することができる。実行委員会付アルバイトの給料は、社会通念に従い採用時に定める。

第4章 学術集会会計処理

  • 会計一般
    • 会長、実行委員長は会計を「第◯◯回学術集会会計」として管理する。
      • 会長、実行委員長は、学術集会会計処理を円滑に行うため、実行委員の中から会計担当者1名を指名し、会計の実務を委任する。
      • 学術集会収支決算書の作成
        会長、実行委員長は、学術集会終了後、事業報告書(様式5)として、事業報告書内に記載の「収支決算書」を作成し、速やかに(少なくとも2ケ月以内に)理事長に提出する。また、補助金については会計証票書類を添付すること。
      • 決算の実施手続き
        会長、実行委員長は、事業報告書(収支決算書)とともに、決算資料として以下の書類を取りまとめる。
        • 現金出納帳(締切後のもので出納帳残高0 円)
        • 「請求書」・「領収書」
        • 銀行通帳(解約後のもので通帳残高0 円)
          *補助金、参加費等において剰余金を生じた場合は、剰余金を日本微量元素学会の「学術集会基金」として学会事務局本部の銀行口座に送金後、通帳残高を0円にする。
      • 決算書と決算資料の保管
        決算書と決算資料は、会長、実行委員長が最低5年以上保管することとする。
    • 学術集会の口座
      • 開設
        • (1)学術集会は、専用の銀行口座を開設する。
        • (2)学術集会は、予約参加登録申し込み用に郵便局に専用の郵便振替口座を開設することができる。
        • (3)便振替口座による入金は、学術集会専用の銀行口座に振り替える。
      • 口座名義
        「第◯◯回学術集会」 代表 会長(あるいは実行委員長)○○○○
      • 出納印の取り扱い
        出納印は、常に会長、実行委員長の管理の下で保管する。
      • 収入・支出の取引
        学術集会運営にかかる収入・支出の取引は、学術集会専用銀行口座にて行い、金銭の動きは、原則として「入金→残高→支払」の一方通行とする。
      • 現金出納帳の記帳
        学術集会運営において、日々発生する小口現金の支払・入金を現金出納帳に記帳し管理する。
    • 経費の支払い
      • 領収書・請求書
        • (1)領収書・請求書は、一連番号を付して保管する。
        • (2)領収書・請求書上の宛先は「第◯◯回学術集会様」とし、使途内容を明確にしておく。
        • (3)領収書、請求書が紛失等でない場合は、支払証明書を作成し、代用する。
      • 源泉所得税の徴収
        講演料・謝金の支払は、10%(国内居住者)または20%(海外居住者)の源泉所得税を控除する。
        • (1)例示総支払額55,555 円=源泉税額5,555 円+受取額50,000 円
        • (2)領収書(総額を記載。氏名と現住所)
        • (3)講演料・謝金等の支払い後、速やかに、学術集会事務局において、以下の手続きを行う。(支払い発生月の翌月10日までに税務署に源泉所得税納付の義務づけ)
        • 源泉徴収報告書(様式8)[DOC]の提出
        • 領収書の提出
        • 源泉徴収税額の納付
    • 切手の出納は金銭と同様の扱いとし、切手出納簿により管理する。
  • 入金関係
    金銭の入金は、学術集会専用の銀行口座に集約する。郵便振替で行う参加登録料を除き、必ず領収書(連番・複写式)を発行し、控を保管しておく。
    • 学術集会補助金
      補助金交付に関しては、第4章に定める「学術事業補助金交付要綱」による。
      *学術大会総会においては、その運営にあたり、準備経費として理事会があらかじめ定めた補助金を申請することができる。
    • 学術集会参加費
      • 予約申込金
        郵便振替口座による入金は、学術集会専用の銀行口座に振り替える。
      • 当日申込金
        学術集会当日の現金入金は、学術集会専用の銀行口座で行う。
    • 賛助金(寄附金・補助金・協賛金)
      • 学術集会は、業界・団体・協会等から賛助金を受けることができる。
      • 賛助金の入金は、学術集会専用の銀行口座で行う。
  • 支払関係
    金銭の支払は、学術集会専用の銀行口座から支出する。
    • 対外支払は、請求書に基づく振込支払とする。
    • 少額(5万円程度)の運営経費は、領収書等に基づく現金支払を可能とする。
  • 剰余金の取り扱い
    • 学術集会基金
      学術集会は、補助金、参加費等において剰余金を生じた場合は、剰余金を日本微量元素学会の「学術集会基金」として学会事務局本部の銀行口座に送金する。学会事務局本部は、学術集会から送金のあった剰余金を、「第◯◯回学術集会からの学術集会基金」として預る。
      学術集会基金の【振込先】
      三菱東京UFJ銀行 大山支店(普)0088628
      日本微量元素学会〔ニホンビリョウゲンソガッカイ〕